منابع انسانی چربی است که ارزشمندترین دارایی شما را در کنار هم نگه می دارد: تیم شما. و در سال 2022 ، بزرگترین متحد HR فناوری است. با توجه به G2 ، بیش از 21 نوع نرم افزار منابع انسانی در بازار وجود دارد ، از جمله برنامه هایی برای سلامتی کارکنان ، مزایای کارکنان و ردیابی زمان ، که فقط تعدادی از آنها را نام می بریم.
برای ارائه بهترین عملیات منابع انسانی ، می توانید از فناوری برای ساده سازی فرآیندها ، فعال کردن کار از راه دور و خودکارکردن گردش کار استفاده کنید.
اتوماسیون منابع انسانی در سال های اخیر به سرعت در حال رشد است ، زیرا مشاغل روی سیستم های SaaS مبتنی بر ابر سرمایه گذاری می کنند تا به آنها در استخدام ، مدیریت تیم خود ، اجرای حقوق و دستمزد ، رسیدگی به درخواست کارکنان و موارد دیگر کمک کنند.
با ویژگی های اتوماسیون داخلی و شخص ثالث ، تیم های منابع انسانی در بهترین موقعیت قرار دارند تا کارهای بیشتری را انجام دهند ، برنامه های خود را قادر به همکاری کنند و کسب و کار خود را با سیستم هایی که مقیاس بندی لازم است تجهیز کنند.
به جای از دست دادن بخش انسانی منابع انسانی ، اتوماسیون منابع انسانی زمان را برای تعاملات 1-1 ، نظارت تیم و جلسات استراتژی که بیشتر اهمیت دارد ، آزاد می کند.
برای بهینه سازی عملیات منابع انسانی خود ، در اینجا برخی از بهترین ایده های اتوماسیون برای ارائه پشتیبانی عالی از منابع انسانی و خالی کردن فضای بیشتر در برنامه خود آورده شده است.
ایده های اتوماسیون برای منابع انسانی
1. یک فرایند استاندارد و آموزش استاندارد برای استخدام های جدید ایجاد کنید.
Onboarding یکی از بهترین فرصت ها برای اتوماسیون منابع انسانی است. مدیران منابع انسانی می توانند گردش کار خودکار ایجاد کنند تا فرم های کلیدی ، اسناد و منابع آموزشی مورد نیاز برای استخدام کارکنان جدید را برای ارائه وظایف خود ارائه دهند.
بعنوان یکی از راههای خودکارسازی این امر ، برخی از مشاغل یک ربات اختصاصی برای استفاده در Slack ایجاد می کنند تا کارکنان جدید را معرفی کرده و اسناد اصلی آموزش را ارسال کنند.
مانند بسیاری از ایده های اتوماسیون منابع انسانی در این لیست ، همه چیز با درک فرآیندهای کلیدی که انجام می دهید شروع می شود. مراحل متداول را که هنگام کار با هر کارمند جدید انجام می دهید ، لیست کنید ، در صورت امکان شخصی سازی آن را استاندارد کنید و به دنبال زمینه هایی برای ساده سازی یا خودکارسازی باشید.
2. خودکار کردن برگه های زمانی و فرآیندهای تأیید.
اگر مشاغل شما به کارکنان نیاز به ارائه برگه زمان دارد ، این ابتدا یک زمینه کلیدی برای خودکار سازی است. ابزارهای بیشماری برای ردیابی زمان وجود دارد که به شما کمک می کند تا داده ها را سریعاً در قالب مناسب تأیید کنید و میزان زمانی را که برای تعقیب داده های گم شده یا نادرست صرف می کنید به حداقل برسانید.
برخی از مثال های خوب وقتی کار می کنم و Toggl هستند ، اگرچه قابلیت ردیابی زمان در برخی از سیستم های حسابداری (مانند Xero) و ابزارهای مدیریت پروژه (مانند کار گروهی) نیز وجود دارد. در صورت امکان به دنبال نرم افزار ردیابی زمان باشید که در صورت امکان با برنامه های کلیدی دیگر شما ادغام شده است – این یک راه عالی برای صرفه جویی در وقت است.
3. ساده سازی حقوق و دستمزد.
حقوق و دستمزد می تواند یکی دیگر از کارهای وقت گیر تیم های منابع انسانی باشد. با اتوماسیون منابع انسانی ، دامنه ساده سازی حقوق و دستمزد گسترده تر از همیشه است.
به عنوان مثال ، گوستو ، نرم افزار محبوب حقوق و دستمزد مستقر در ایالات متحده ، حقوق و دستمزد ، مالیات و پرونده ها را خودکار می کند. این برنامه همچنین ادغام بومی با برنامه های ردیابی زمان ، ابزارهای عملیات تجاری و مدیریت هزینه را ارائه می دهد تا به شما در ساده سازی فرایندها در پشته فناوری منابع انسانی کمک کند.
4. از آگهی های شغلی برنامه ای برای هدف قرار دادن بهترین کاندیداها استفاده کنید.
یکی از بزرگترین پیشرفت های فناوری در منابع انسانی در سال های اخیر ، استخدام برنامه ای است. در اینجا تعریفی از PandoLogic آمده است:
استخدام برنامه ای عبارت است از استفاده از فناوری به جای افراد برای خرید ، قرار دادن و بهینه سازی آگهی های شغلی … استخدام برنامه ای باعث می شود تبلیغ شغلی شما توسط نامزدهای مناسب در سایت های مناسب در زمان مناسب دیده شود. و این کار را با استفاده از داده های بزرگ ، آگهی های شغلی هدفمند ، مناقصه در زمان واقعی و بهینه سازی کمپین انجام می دهد.
اجرای آگهی های شغلی برنامه ای با استفاده از ابزاری مانند Joveo یک راه عالی برای خودکارسازی بیشتر تلاش های شما برای جذب و جذب نامزدهای ایده آل تر با زمان ، تلاش و بودجه کمتر است.
5. غنی سازی داده های نامزد.
یکی دیگر از اتوماسیون های ارزشمند منابع انسانی غنی سازی داده های نامزد است. بسیاری از سازمانها عملکرد جستجوی افراد Workable را دوست دارند ، که به طور خودکار چندین منبع داده را برای هر نامزد گردآوری می کند تا جامع ترین دید را از مهارت ها ، ردپای اجتماعی و اطلاعات تماس خود به شما ارائه دهد.
برنامه هایی مانند DiscoverOrg همچنین به استخدام کنندگان این امکان را می دهد تا پایگاه داده خود و سیستم های ردیابی متقاضیان را به طور خودکار با داده هایی مانند عنوان ، نقش و مسئولیت های فنی غنی کنند. این یک راه عالی برای شناسایی و پرورش بهترین نامزدها از طریق خط استخدام شما است.
6. قرارداد خودکار.
امضای قرارداد یکی از ساده ترین زمینه های منابع انسانی برای خودکار سازی است. با استفاده از برنامه هایی مانند HelloSign و DocuSign ، می توانید امضاهای مورد نیاز خود را درخواست کرده ، اسناد را به صورت آنلاین امضا کنید و پیگیری ها را خودکار کنید تا همه چیز جمع آوری شود. این برنامه ها همچنین هنگام کار از راه دور تهیه اسناد را بسیار آسان تر و سریعتر می کنند.
7. دسترسی فوری به برنامه های مناسب بدهید.
بخشی از وقت گیر بودن کارکنان جدید اطمینان از دسترسی آنها به همه برنامه های مناسب است. وقتی اعتبار کاربر برای ابزارهای تجاری تغییر کند ، مشکل سازتر می شود. می توانید با یک برنامه مدیریت گذرواژه مانند LastPass این مشکل را حل کنید. دسترسی آسان به هر استخدام جدید به برنامه های مناسب را ساده می کند.
8. پیگیری روزهای تعطیلات و تسریع درخواستهای مرخصی.
ردیابی و تأیید مرخصی نباید برای تیم منابع انسانی شما دردسرساز باشد. People HR و munges.io دو برنامه مفید برای مدیریت و تأیید روزهای تعطیلات در زمان کمتر هستند.
9. جمع آوری داده های عملکرد برای تصمیم گیری.
می توانید داده ها را با استفاده از برنامه های مدیریت عملکرد مانند 15Five یا نظرسنجی برای بازخورد کارکنان و مدیریت با استفاده از ابزارهایی مانند Google Forms و Typeform جمع آوری کنید.
با انجام فرآیندهای بازخورد منظم ، بهترین اطلاعات را در اختیار دارید تا فرصت هایی برای رشد داخلی ، توسعه شخصی و بهینه سازی مدیریت ایجاد کنید. این می تواند به اطلاع تبلیغات ، افراد برای جوایز برسد و به شما اطلاع دهد که بودجه آموزشی خود را در کجا قرار دهید.
10. ارسال و تصویب هزینه ها به صورت خودکار.
اجازه ندهید درخواست های هزینه صندوق ورودی شما را شلوغ کند. برای هموارترین فرآیند ، شما می خواهید یک گردش کار روشن و مستند داشته باشید که همه اعضای تیم بدانند چگونه باید از آن پیروی کنند. برای اطمینان از اینکه هزینه ها در قالب دقیق ارائه شده توسط تیم منابع انسانی شما ارائه می شوند ، می توانید از نرم افزار مدیریت هزینه مانند Spendesk یا Concur استفاده کنید.
11. برای همه درخواست های کارمند از یک صندوق ورودی استفاده کنید.
یک راه حل عالی برای انتقال درخواست کارکنان از همه کانالها (از جمله Slack و ایمیل) به یک صندوق ورودی ، بازگشت است. نه تنها می توانید درخواست های منابع انسانی را در یک مکان جستجو کرده و به سوالات متداول خودکار پاسخ دهید ، بلکه می توانید گزارش ها را مشاهده کنید تا متوجه شوید تیم منابع انسانی شما بیشترین زمان را در کجا می گذراند.
در اینجا برخی از انواع درخواست های کارکنان برای انتقال به صندوق ورودی یکسان (و سازماندهی با برچسب ها یا فیلترها) برای متمرکز کردن سازمان آمده است:
- درخواست های آموزشی و سفر
- پشتیبانی فنی داخلی
- سوالات حقوق و دستمزد
- شکایات و بازخورد
- سوالات قرارداد
12. خودکار ارزیابی عملکرد در فواصل زمانی مشخص.
با نرم افزار مدیریت عملکرد مداوم مانند 15Five ، هر دو تیم منابع انسانی و مدیران شما می توانند ارزیابی عملکرد و جمع آوری بازخورد از کارکنان را ساده کنند.
این شامل ارسال چک های خودکار ، 1 به 1 و “بهترین بررسی شخصی” در فواصل زمانی مشخص برای شنیدن وضعیت کارکنان شما می شود.
13. اعلان های مربوط به واجد شرایط بودن برای مزایا را فعال کنید.
اگر سازمان شما بر اساس معیارهای خاصی مزایایی ارائه می دهد ، می توانید از اتوماسیون برای ایجاد اعلان ها در هنگام رعایت شرایط استفاده کنید. یک مثال می تواند افزایش مرخصی مرخصی یک کارمند پس از یک سال کار در شرکت یا ارائه گزینه های سهام به کارکنان با عملکرد بالا باشد.
وقتی نوبت به بررسی عملکردها یا افزایش حقوق برای تک تک اعضای تیم می رسد ، می توانید اعلان های مشابه را به تیم منابع انسانی و مدیریت خودکار کنید.
14. ساده سازی فرایندهای offboarding.
مانند onboarding ، ایجاد فرایندهای offboarding هموار یکی از بهترین روش ها برای ساده سازی عملیات منابع انسانی است. اگرچه بسیار مهم است که این را بسیار شخصی نگه دارید و از طریق 1-1 با هر کارمند صحبت کنید ، اما می توانید برخی از فرایندهای استاندارد جمع آوری داده ها را معرفی کنید-حتی اگر در مصاحبه خروج به صورت شخصی صحبت شود.
15. ادغام ابزارها و فرآیندهای منابع انسانی.
همانطور که بیشتر فرایندهای منابع انسانی خود را خودکار می کنید ، به این فکر کنید که چگونه می توانید مجموعه فناوری خود را ادغام کنید. این می تواند شامل تنظیم ادغام های بومی و اتصال داده ها بین برنامه ها باشد.
